Detaillierte Information zur Zertifizierung unseres Notariats.
Jeder Berufstätige hat ein Idealbild seiner Arbeit vor Augen. Für den Notar sieht es ungefähr so aus:
In einem modernen, hellen, zentral und verkehrsgünstig gelegenen Notariat mit ausreichenden Parkmöglichkeiten arbeiten freundliche, mit sich und der Arbeitswelt im Einklang lebende Mitarbeiter harmonisch im Team mit den Notaren zusammen. Jeder setzt sein spezielles Wissen ein, um zu einer für die Klienten, die Gerichte, die Banken und die anderen Beteiligten optimalen Lösung zu kommen. Der Erfolg zeigt sich an zufriedenen Klienten, die das Notariat weiterempfehlen und die Mitarbeiter und Notare mit Dankesbriefen überschütten.
Im Alltag macht man aber die Erfahrung, dass diese anspruchsvollen Vorstellungen nicht immer der Realität standhalten. Wie so häufig im Leben kann man sich nun entscheiden: Entweder belässt man alles so wie es ist, weil in dieser Welt nichts perfekt ist. Oder man verändert etwas, weil man seinem Ideal zumindest näher kommen will.
Wir haben uns für die zweite Möglichkeit entschieden und professionelle Beratung in Anspruch genommen. Eine detaillierte und strukturierte Übersicht der Schwachstellen und der Möglichkeiten zur Verbesserung lag nach der Analyse unseres Notariats auf dem Tisch. Der Geist der Veränderung war gesät und so machten wir uns an die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems. Wir stellten schnell fest, dass wir uns auf einem anderen Niveau der Büroorganisation bewegten. Der Ansatz geht mehr in die Tiefe und erfordert Ausdauer und Detailarbeit. Anstatt einzelne Aspekte fragmentarisch zu regeln wie die einheitliche Aktenführung, den Post- oder eMailein und -ausgang, werden systematisch alle Prozesse des Notariats beschrieben.
Grundlage für die Anforderungen dieses Systems ist die DIN ISO 9001:2015, eine Norm, die ursprünglich für Industrieunternehmen eingeführt worden ist, aber einen so hohen Abstraktionsgrad hat, dass sie inzwischen auch von Dienstleistungsunternehmen eingesetzt wird.
Im Mittelpunkt der Erarbeitung eines Qualitätsmanagementsystems stehen die Wertschöpfungsprozesse im Notariat, also alle Leistungen, die das Notariat für seine Klienten erbringt. Alle Arbeitsabläufe etwa beim Grundstückskauf oder bei der GmbH-Gründung werden von A bis Z analysiert und dokumentiert, so dass ein stets wiederkehrendes Arbeitsergebnis garantiert werden kann. Sie werden verbindlich durch eine Prozessplanung geregelt, aus der eine Generalgenehmigung für Standardvorgänge erwächst. Dies schafft Zeit und Raum für ausgereifte, sinnvolle juristische Lösungen zum Vorteil aller Beteiligter.
Es gibt aber auch andere Bereiche des Qualitätsmanagements, wie Strategie und Ziele des Notariats oder die Entwicklung neuer Dienstleistungen. Beides Themen, die bislang allenfalls vage im Kopf der Notare existierten, kaum jedoch einmal zu Papier gebracht, und schon gar nicht durch Schulungen an die Mitarbeiter weitergegeben wurden. Leitbild unseres Notariats ist die Zufriedenheit unserer Klienten. Wir haben sorgfältig durchdacht, wie dieses Leitbild auf unterschiedlichen Ebenen, etwa der Sachebene und der Beziehungsebene zum Klienten erreicht werden kann. Nicht nur die Notare und Mitarbeiter haben sich diesem Leitbild verschrieben, auch alle Verfahrensabläufe sind darauf ausgerichtet.
Weitere wichtige Themen sind die Auswahl, Motivation und Schulung der Mitarbeiter, die Anwendung von Selbst- und Zeitmanagementregeln, die Kommunikation mit Klienten und innerhalb des Notariats, die Dokumenten- und Datenverwaltung sowie das Wissensmanagement.
Ein Notariat mit Qualitätsmanagementsystem ist auch für Kritik und Anregungen der Klienten dankbar. Die Messung und Bewertung der erbrachten Leistungen durch die Klienten ist zentral für die Entwicklung von Verfahrensabläufen, die eine Wiederholung von Fehlern ausschließt. Hierüber muss ein ständiger interner Austausch im Notariat erfolgen.
Das gesamte Qualtätsmanagementsystem mündet in ein elektronisches Handbuch für das Notariat. Es ist als wertvolle Informationsquelle für jeden Mitarbeiter jederzeit einsehbar und wird ständig fortentwickelt. Gerade neuen Mitarbeitern und Auszubildenden wird das Notariat dadurch schnell transparent.
Die Erteilung des Zertifikats ist uns wichtig. Der Grundsatz, wonach der Weg das Ziel ist, gilt hier aber uneingeschränkt. Wir haben unseren Weg zur Zufriedenheit gefunden, bei den Klienten, Mitarbeitern und Notaren.
